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工作量太大,怎么跟上司要求减工作量?

时间:2017-03-10来源:江门招聘网Tag:

工作量太大,怎么跟上司要求减工作量?


职场奉行“能者多劳”的规则,当一个人被委以重任,但工作量突增的时候,很少有人会跟上司说减少工作量。因为职场人不想被同事,特别是上司认为自己是个懒惰的,完不成任务的人,假如因此在上司心中留下坏印象或者被踢出团队就得不偿失了。除此之外,职场人会认为难以完成工作是自己效率不高,并自信通过调整工作方法完全可以胜任这份工作。


于是,太多职场人都在沉默和忙碌中苦苦煎熬,然而,这样下来,你只能被搞得身心俱疲,那你做好工作。不忙你忙成什么样子,跟上司说减轻工作量都是意见难以启齿的事情。但是这么做对你的职业生涯来说是非常危险的。因为你过度工作是因为你有野心或者是你想给上司好印象,但是当你完成不了工作或者完成的工作过于仓促做得不够好,也会让上司认为你是个不可靠的人。


所以当你忙不过来时真的要让上司知道。以下是一些让谈话平和发展的方式。


1. 坦白你完不成工作


感到不知所措和劳累过度并不意味着你工作能力不够。


不要如此苛刻地判断自己。大多数的机构,公司都是尽量少雇人,所以每人就要做更多的工作。如果你是个好员工有时就需要驳回上司的请求或者要求延缓时间。


你不是懒惰,这不会对你造成坏的影响。


其实并非每件事每时每刻都会在老板面前提升你的信任度。如果有些事情超越了下属的能力范围,很多上司希望他们能向上反映情况。虽然你会感到难为情,因为交给你的任务你没能做好,但是对公司来说这是“应该讲的事情”。


如果你不说出来,又不能完成任务,会让你的团队处于两难的境地。


2. 向局外人谋求建议


当你很忙时,局外人的观点对你处理你的工作负荷很有帮助。


第三方的意见能推动你向前发展。X职场的资深人力资源专家建议你把你的项目角色和工作内容说给你信任的朋友或者同事听。


问问他如何看待你的工作量并给你一个诚恳的意见,这些工作量对一个人来说是否过多,你也可以问问你上司的意见,策略上指导你如何处理过多的工作。


向别人寻求指导可以在明确预期和更高效地工作两方面有所帮助。


可以这么问上司,一个月为某项工作花费10小时,是否能满足工作需求?在提高工作效率方面你有其他的建议吗?’”毕竟,你上司的想法肯定不会和你的一模一样的。


3. 与上司商量解决方案


就你工作量的问题跟经理进行一次开诚布公的谈话需要正确的心态,你是和经理共同合作一起去完成公司的任务。


通过陈述公司共同的宗旨来开始谈话以确保双方都能达成共识。然后再陈述为达到这个目标采取怎样的方式,尽可能具体地说。


比如你可以说:“这个任务需要大量的研究,且这个研究很耗时间,”或者“现在我管理着一个团队,做计划花费我很多时间,我都没有多少时间来做日常事务了。”


谈话的下一部分更是核心部分:为阐明这件事主动提供三个方案。


如果你一个解决方案都没有千万别跟上司讨论这个问题。比如你可以提议某些事情不要按月完成而是按季度来完成,提议某个特定项目让同事辅助你,或者让公司雇佣临时人员来减轻你的负担。


反正你的目的就是让你手头上的事情能够延迟,能够委派给他人,取消或者减少。


4. 设定优先顺序


当你手头的事情还没有捋顺,上司又安排另外的事情给你做时是很折磨人的。上司经常是不考虑地安排工作,不考虑每件事要花费的时间。


你有必要向上司解释你手头上正在做的工作然后问他:“这些事情哪件最重要?你应该如何优先安排剩余的事情?”


你的上司需要对于这件事情的安排给个“明确工作效率的程度”,是紧急马上要做的,还是不着急慢慢来。


如果你不确定你是否能完成任务,那么无论发生什么事情都不要当场满口答应下来。


而应该说“请告诉我这事该怎么办,如果我能在我现在所做的事情基础之上看看能不能完成,我能明天给你回复吗?”给自己预留一些时间。


5. 主动向接手的同事提出帮助


即使你手头上有太多工作无法接手领导的任务时,也要尽可能为其他接手的同事提供帮助。


这会给上司传达的讯息是:“我觉得我没有接纳这项任务是不想耽误我手头上其他的工作,但是我可以从我的时间安排上抽出些时间来帮助接纳这个任务的同事。”比如你可以主动参与到集体讨论会中,阅读初稿,提意见。


即使你提供的帮助有限,也反映了你是个有责任的员工。


6. 做个坦率诚恳的人


每个人的人生当中都会有这么几次不尽人意的私事需要及时优先处理。


如果你正经历这么一段时期,比如你的母亲被确诊有严重的疾病或者孩子在学校正经历艰难时期,那么最好是优先去处理这些事。


你可以这么跟上司说“如果我无视这些事情,那么它会给我的家庭造成巨大的压力并且影响我的工作,”你的语调应该是坦率的,态度应该是“诚恳且尽可能集中思想去讲诉。”


向上司说清楚情况并且说明处理此事需要的大概时间。你可以这么说:“这种事情不会经常发生,但是接下来两个星期我会有点忙,请理解。”通情达理的好上司是会理解你的状况并且欣赏你的诚恳。


把自己弄得精疲力尽而成为所谓的英雄是不值得提倡的。


7. 和同事紧密合作


跟上司说你工作太多要求减少工作量这事总不会每次都顺利的。


当上司不愿意做改变时,你可以给团队成员提个醒说你工作太多忙不过来。


如果上司不给你减负,团队成员也许能帮你把耽搁的部分工作完成。即使他们不能帮你至少他们得到了一个警示,那就是你工作量已经很多了,所以不能让你一个人做完。


如果上司继续忽略你忙成狗的样子,那么你该考虑换个新工作了。


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