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职场会议技巧:如何开一场高效的会议!

时间:2016-06-03来源:人才网Tag:

不想加班,拒绝低效,这些会我决定不开了

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会议技巧,是个老生常谈的话题了。

但回想起这些年开过的会,却大多是把10分钟能说完的事都开成了两个小时。

10点钟的会,那就10点10分到吧,反正总有人10点一刻才到,只要不做最后那个,没人会觉得你偷懒。

据说会议室里最抢手的位置,通常都是离老板最远的位置。

这大概是因为会议通常都有一个环节,老板突然道:“我想听听大家的看法”。

会场一片死寂,老板喝一口茶:“来,小明,你先说”。

其他人并不关心小明说了什么——只希望前面的人说慢一点儿,这样自己能多一点时间准备。

等大家发言结束,已经过了一个多小时,老板OS:都是废话。

问题出在哪儿呢?

问题在于,这一个小时的所有事情,在会议之前就该完成了。

……

想当优秀的参会人?问问自己这9个问题!

听说过很多道理,却依然过不好这一生。

看过很多技巧,却依然开不好一场会。

因为“熟读并背诵全文”实在是太难了。

因此,本文不打算让你去记下一条条生硬的技巧,下次开会,记得问自己这几个问题就够了:

会前:

Qwest 运营官Teresa Taylor 在发送会议通知时,会要求所有参会者回答三个问题:

你为什么要参加这次会议?

我们要决定什么事?

你是否有问题要在会议尾声时问我?

会中:

我在会议中的角色及职责是什么?

我的发言是否有助于会议核心议题的解决?

在对他人提出异议前,我是否已经充分理解了他的意思?

会后:

哈佛商学院资深讲师Robert C. Pozen表示有三个问题需要在每场会议结束后提出询问:

我们的下一步是什么?

谁负责这些事情?

时间表应该是怎么样呢?

凭什么这9个问题就能帮你开好会?

那就让我们看看什么才叫一场“好会”。

开一场高效的会议需要做到这6事情

1、可以不开的会,还是不要开了

开会不是一件讨人喜欢的事,它让你必须打断手头的工作,而且还占用与会所有人的时间。

所以,决定是否开会的核心原则是,只有阻碍共同利益的事情才需要开会解决。

分配任务?打电话发邮件就可以了。

调和矛盾?一顿火锅就能解决,不行就两顿。

工作出了差错?谁污染,谁治理;谁挖坑,谁管埋。

能别开会的事,还是不要开会了,今晚还要加班呢!

2、把无关会议的人员赶出会议室

苹果前员工肯·西格尔(Ken Segall)日前在自己出版的新书《Insanely Simple:The Obsession That Drives Apple’s Success》中表示,乔布斯自始至终认为,人多并不是更好创意的必要条件,他不会因为把不需要的人赶出会议室而良心受谴责。

当然不应该受谴责,因为那些莫名其妙被邀请参会的人,就如导语中的程序员一样,在会议中其实也是如坐针毡,既不知道自己该说什么,又不能什么都不说。

通常,把与议题相关度不高的人请进会议会带来两个结果:会议时间的延长和无关话题的增多。

所以,想要会议开短点儿?参会人员先少请点儿吧。

3、能在会前想清楚的事,不要带到会上想。

会议不是头脑风暴,是风暴后的灾后重建。

每一个参加会议的人,尤其是会议的组织者,都需要明白一个道理:除去临时会议与紧急会议,绝大多数会议不应是问答题,而是选择题。

会议不应鼓励大家临时对问题提出看法,而应在会议开始前就让参会者准备好解决问题的方案,然后在会议中对方案进行比较和选择。

会议是集体活动,而思考是一件很私人的事情,所以,可以在会前想清楚的事,不要带到会上想。

4、想让会开得快,就别让自己太舒服。

不是所有的会议都专治疑难杂症,有许多会议,讨论的问题其实并不复杂。

但正因为不难,所以大家也都很放松,有的聊着最近该追什么剧,有的讨论最近的电影哪部是烂片,有的干脆掏出手机刷朋友圈。

这样的会议就算解决了问题,投入的时间成本也十分高昂。

限制每个人的发言时间与话题当然是一个有效的方法,但多少显得有些没有人情味。

不如从会议本身入手,如果会议环境没有那么舒服,就没有谁愿意去拖延会议的时间了。

比如,不算复杂的会议直接找个地方面对面站着开就好,面对面站着说话还玩手机的人,多半找不着对象。

比如,预计半小时能开完的会议就把开会时间定在下班前半小时,想讲闲话?那就准备迎接加班狗们的愤怒吧!

5、不分角色的会议,还不如小孩子过家家。

有些会议,对问题的讨论会演变成无休止的争论,最后会议时间无限延长,却仍然得不出任何结论。这样的会议,缺少一个决策者。

有些会议,气氛活跃,大家各有高论,看起来无比充实,但说过的话就像划过天空的流星,再灿烂也不过是瞬间的光芒,会议结束之后还是什么都留不下。这样的会议,缺少一个记录者。

有些会议,开着开着就突然有了一种初恋的气息,大家四目相对,如同初次约会般手足无措,不知下一句话究竟该说什么。这样的会议,缺少一个引导者。

大多数人在找工作时都经历过无领导小组讨论,在这样的面试中,得分最高的,不一定是话最多的人。

得分最高的,通常是知道自己擅长什么角色,并至始至终扮演好这个角色的人。

会议也是同理,话说得多跟会议表现好,其实没有太大关系。

有的人喜欢不停提问题,挑别人方案的刺,似乎这样就显得自己思维敏捷,比别人更高明。

但在会议上,所有只提问题不给解决思路的人都是在耍流氓。

有的人胸怀天下,涉猎甚广,上至新常态一带一路,下至神探夏洛克什么时候出第四季,都要在会上引经据典地论述一番。

但在会议上,所有说闲话的人都该被拉出门面壁,用你小学老师的话来说就是,你一个人说一分钟闲话,就浪费了全班60位同学一小时的时间。

要想通过会议表现自己?别想着怎么抢话了,想想自己该做什么角色吧。

没有角色的会议,就是一盘散沙,都不用风吹,开着开着就散了。

6、会开完了,然后呢?

会议是为了解决问题,但会议本身解决不了问题。

再好的会议也只能得到问题的解决方案,但任何方案,都得靠人来完成。

因此,任何会议的成果,除了解决方案,还要有一张任务分配表和一张时间表。

当然,还要有一个拿着鞭子在后面赶的人。

为什么说会品见人品? 一个好的参会者具备如下品质

也许很多人会认为,学会开会对自己而言并不重要。

我又不是领导,既不能决定开不开会,也不能决定谁来开会,别人瞎扯我也管不了,老板开完不安排任务,我也不敢替他安排,我一个人学会开会有什么用?

这么想,你就有点狭隘了。

要知道,会议可能是你在职场中经历频率最高的集体活动。你在会议中的形象,很可能会决定你在职场中的形象。

即便你不是领导,你在会议中能做的事情也有很多。

你可以耐心倾听他人的观点,整理出会议记录,发给没能到场的人,这说明你善良而细心。

你可以在讨论陷入僵局时稍加点拨,或是巧妙转换话题,这说明你机灵而且识大体,当然你如果能指出要害,只要领导不瞎,你的思考能力也能给他留下一个好印象了。

如果他瞎,那这样的领导也不值得追随。

所以,要让别人觉得你优秀,首先你自己要把优秀当习惯。

最后让我们再来审视一下,一个好的参会者具备哪些品质:

找到自己的角色,担当好自己的职责。

遵守发言机会均等原则,不打断他人发言。

选择并表达自己的立场,不人云亦云。

文明表达,多讲道理,少讲道德,多用客观事实,少提主观标准。

做好会议记录,会后及时总结。

仔细想想,这些品质,实质上就是领导力和尊重他人的能力。

做一名优秀的参会者,不需要你说很多话,也不需要你改变整个会议的格局。

一个聪明的人能扮演好自己的角色,也能让自己的角色影响到他人。

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